Los 18 principios de las Pymes exitosas en su gestión administrativa y estratégica.

De acuerdo a las cifras difundidas por el Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial (CETRO-CRECE), sólo el 10% de las Pymes mexicanas llegan a los diez años de vida y logran el éxito esperado, mientras que el 75% de las nuevas empresas del país fracasan y deben cerrar sus negocios sólo dos años después de haber iniciado sus actividades.

Por supuesto que estas estadísticas resultan alarmantes para el sector, no sólo para las actuales Pymes que se desenvuelven en el territorio mexicano, sino también para aquellos microemprendimientos que se encuentran en plena fase de desarrollo, camino a convertirse en una pequeña o mediana empresa.

¿Por qué fracasan las PYMES en México?

Según la Comisión Nacional para la Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef), las causas más frecuentes del fracaso de las empresas mexicanas se deben a problemas que la misma tiene para poder vender sus productos o servicios, inconvenientes para producir y operar, negligencia en los controles, falta de una planificación adecuada, y sobre todo la mala gestión.

Al respecto, en un reciente estudio publicado por la Condusef, se ha podido saber que el 43% de las Pymes mexicanas fracasan debido a este tipo de errores, que por lo general se cometen por la falta de conocimientos de los responsables de las empresas. En este sentido, dentro de los resultados del mismo estudio, se especifica que sólo dos de cada diez empresarios mexicanos se encuentran capacitados para poder llevar adelante y administrar correctamente su negocio.

Por lo general, en las micros y pequeñas empresas se suele cometer el error de que todas las actividades relacionadas a la gestión recaigan sobre una sola persona, que frecuentemente suele ser el propietario o socio de la PyME. Esto sucede porque en muchas pequeñas compañías prefieren ahorrar dinero a contratar al personal adecuado para tener el poder de delegar tales operaciones.

“Gastar e Invertir no son sinónimos”

Claro está que en el propio seno de las Pymes debe producirse un cambio de cultura e idiosincrasia organizacional, sobre todo contratando profesionales eficientes que permitan llevar adelante una gestión correcta de la empresa, para que esta pueda crecer y convertirse en una más del porcentaje que encierra los casos exitosos.

Las Pymes exitosas en México siempre están pensando en las áreas de oportunidad, que su forma de trabajo y su equipo se conviertan en fortalezas que fomenten al crecimiento sostenido, fidelización de clientes, empleados felices, una imagen de la empresa única y por supuesto finanzas sanas y en orden.

18 principios de las Pymes exitosas en su gestión administrativa y estratégica efectiva

A lo largo de 20 años de vida como firma profesional, HF consultores, hemos detectado y analizado en nuestros clientes, 18 principios fundamentales que toda Pyme debería tener, con el objetivo de un crecimiento efectivo, consolidarse en sus mercados correspondientes y hacer frente a cualquier contingencia, convirtiéndose en aquellas empresas que puedan superar la barrera de los 10 años en el mercado:

1.- Contar con un plan de trabajo

Una organización eficiente cuenta con un plan estratégico definido, al realizar un proyecto específico, con un plan de trabajo, que incluye línea de tiempo, requerimientos necesarios, estructura, análisis de costos, y tiempos de la recuperación de la inversión.

2.- Delegar

Elaborar un esquema procesos, procedimientos y personas, donde se puedan encomendar tareas y actividades. También debe definirse un Plan de sucesión, para que una persona calificada pueda hacerse cargo de las actividades que deba poder relevar.

3.- Seguimiento a Proyectos

Se cuenta con un Sistema de Seguimiento a proyectos, en el cual hay capacitación para su uso, monitoreo de avance y retroalimentación.

4.- Capacitación del Personal

La capacitación y una justa remuneración son diferenciadores relevantes dentro de las Pymes, ya que un personal y mandos gerenciales contentos dan siempre un mejor servicio y generan más beneficios al negocio e ingresos. A final de cuentas, tanto la empresa como el empleado se benefician.

5.- Estados Financieros Actualizados

Conocer las finanzas de la empresa es tan importante para conocer si se cuentan con reservas para hacer frente a cualquier contingencia, si se puede pagar la nómina o a proveedores cuidando el flujo de efectivo

Para tener un mejor control de los ingresos y gastos, se deben definir políticas, límites y controles que garanticen el mejor manejo del dinero por parte de todos los que laboran en la empresa. De preferencia, se debe aplicar un sistema de información que permita conocer en todo momento la situación financiera de la empresa.

6.-Procesos definidos y actualizados

Debe existir un Sistema de Gestión, donde se registran procedimientos definidos, indicadores clave de negocio actualizados, que se implementan y difunden en la organización tanto para las áreas como para los puestos y también para todo el personal.

7.- Sistema de Comunicación

Crear un sistema de comunicación definido, constante y se asegura que se transmita el mensaje. Lo importante es generar información efectiva, monitorear y usar adecuadamente las herramientas de comunicación:

Comunicación Interna: Desde el ingreso del colaborador a la empresa con un Curso de “On Boarding”, juntas efectivas de trabajo, intranet, etc., donde además se aseguran de que la información se haya transmitido.

Comunicación Externa: Comunicados de prensa, Redes Sociales, Página web, Revistas de negocios, etc.

8.-Clima Laboral Ideal

Debe existir un clima laboral sano en la organización, Plan de vida y carrera, capacitación, evaluación del desempeño, Descripciones de Puesto, Indicadores de desempeño. Además, son empresas que promueven calidad de vida laboral, familiar y personal, sin perder el objetivo de negocio:

Equidad de género, empresa incluyente, fomentar la Conciliación trabajo - familia, Mentoring, Empresa Socialmente Responsable.

9.- Innovación

Se cuenta con una clara visión de negocio, donde se innova en procesos, servicios, hay una mecánica definida que promueve la innovación y la mejora continua. “Innovar o Morir”

10.- Proporcionar herramientas y equipo para el desempeño de funciones

Tener siempre las herramientas, equipo y uniformes adecuados para el poder realizar las actividades de manera proactiva mostrando la imagen de la marca y los valores que tienen la Pyme, siempre actualizándose.

11.- Liderazgo

Existen dos tipos de líderes: los que son buenos para delegar y los que son muy buenos para operar. El estilo depende de su personalidad y en ambos hay éxitos y fracasos. A pesar de dejar la empresa en manos de otros, hay que estar pendientes, en la medida que lo permita la salud, y tener algo nuevo que aportar. Un líder debe estar presente y no puede olvidar que la gente quiere sentir que está allí si las cosas se ponen difíciles.

12.- Crecer paso a paso

No es posible hacer crecer nada que no tenga solidez o que no esté probado. El empresario mediano y pequeño debe preocuparse por lo que tiene enfrente: su mercado y sus clientes actuales. Primero, debe buscar la mejor forma de satisfacer sus necesidades, hacer su compañía resistente a las crisis y generar rentabilidad. Luego, viene la escalabilidad.

13.- Liderar el mercado

La clave es estar pendiente de la empresa. Mantenerse y crecer implica un proceso muy duro, ya que toda la operación debe ser perfecta. Es necesario a diario supervisar las etapas de un proyecto, los tiempos de entrega de las tareas, la comunicación con los clientes y las iniciativas de innovación, para posicionarse en el mercado como un referente.

14.- Tener una Propiedad Intelectual

La propiedad intelectual es también por lo general el mayor elemento en la valoración de una empresa hecha por un inversionista. La marca debe volverse el activo más importante tanto como los nombres de los productos y servicios, así como todo material intelectual. Saber cuanto vale la marca es importante para poder establecerlo en estados financieros.

15.- Cumplir con las obligaciones fiscales

Esto es importante ya que estar dentro de la ley genera tranquilidad y beneficios, actualmente se ha impulsado la facturación electrónica, lo cual hace más sencillo cubrir las obligaciones fiscales. Hay que entender que tarde o temprano puede llegar una auditoria y las multas podrían ser mayores a lo que se cree estar “ahorrando”.

16.- Evitar envejecer

Éste es uno de los retos: las empresas maduran y se avejentan, pero es algo que se puede evitar. Hay que mover el tapete de la empresa y sacar a la gente del nivel de confort. Los directores son quienes deben liderar la innovación. Si un empresario sabe elegir a su gente, ésta será extraordinariamente buena. Entonces, si no se está produciendo con calidad, hay que cambiar la dirección.

17.- Sumar juventud sin vicios

El fundador de un negocio necesita sumar empleados jóvenes y sin vicios corporativos. Ellos pueden ayudarlo a trabajar en su modelo de negocios, ya que la visión del nuevo empresario no tiene por qué ser tradicional. Esta decisión debe sumar capacitación que impulse la generación de ideas.

18.- Planear la sucesión

El proceso es difícil y puede tomar varios años. Implica mucho análisis, reflexión y tiempo para evaluar a los candidatos. El proceso requiere que pida el consejo de gente que conoce la empresa y a la familia. Incluya a su pareja cuando se trate de una empresa familiar. En las no familiares, la responsabilidad es del director. Éste debe tener un período largo de análisis y evaluación, asesorado por gente de confianza.

CONCLUSIÓN

A lo largo de 20 años hemos visto empresas caer y empresas nacer y crecer donde el posicionamiento de sus productos y de sus empresas en su mercado son importantes, aunque actualmente las empresas tienen que adaptarse a mercados e ideas cambiantes. Adaptarse a esas nuevas necesidades ya no son un lujo, ni tampoco una moda. Empresas que no se adapte a los cambios, no serán lideres en el mercado, se volverán seguidores. Empresas que decida realizar mejoras, se quedaran atrás mientras otras empresas que empiezan a aplicar planeación estratégica, metas y objetivos, serán mas enfocados a perseguir la excelencia y la permanencia en el tiempo.

RECOMENDACIONES

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